Abi Office'i organisatsioonis

Väikeettevõtete omanikel on palju žongleerida. Kõik paberitööd, elektroonilised dokumendid, seadmed, kontoritarbed ja kiri saavad tööruumis hajutada. Ettevõtjad saavad seda võidelda, organiseerides büroo funktsionaalsel viisil, mis on mõttekas nende stiili jaoks. Tooge töötajad organisatsioonilisse protsessi ja tehke sellest osa koolitusest.

Kasu

Korraldatud büroo on suurepärane aja säästja. Ettevõtjatel on palju teha, et juhtida äri, ilma et neil oleks vaja kaevata paberipakke, et leida elektriarve või pöörata varustuskapp väljapoole, et leida pliiatsid ja paber. Hea organisatsioonitundlikkus muudab töötajad tõhusamaks ja tootlikumaks, vähendades samal ajal pettumust. Nad võivad leida tarneid ja teavet, mida on vaja oma töö tegemiseks õigeaegselt. Erinevad inimesed kasutavad organisatsiooni suhtes erinevaid lähenemisi, kuid ettevõtte omanik võib kehtestada poliitikat ja juhtida eeskuju, kui tegemist on organiseeritud kontoriga.

Papers

Paberi esemed on sageli kalduvad olema ebakorrektsed. See võib hõlmata kõike alates lepingutest kuni arvete ja kliendi vastavusse viimiseni turundusmaterjalidega. Traditsiooniline registreerimissüsteem toimib hästi paberkandjal dokumentide jälgimiseks. Määrake töötaja, kes paneb paberid õigesse kohta või paneb aega iganädalaseks istungiks, kui failid ladustamiseks või hilisemaks allalaadimiseks eemaldatakse. Kaaluge oma lauale kahe eraldi lahtri hoidmist, üks käsitletud paberite ja üks paberite jaoks, mida tuleb veel üle vaadata.

E-post

E-posti postkastid võivad hõlpsalt muutuda töötajatelt, partneritelt, kolleegidelt ja klientidelt saadavast kirjavahetusest. E-posti otsingufunktsioonid aitavad teil oma postkastis olevat teavet kaevandada, kuid püüavad ka hoida teie postkasti kontrolli all, kustutades e-kirjad ja e-kirjade kategoriseerimiseks ja salvestamiseks ebaõnnestunud e-kirjad ning kasutades silte või failikaustu. Lase töötajal teada, millised on teie ettevõtte e-posti poliitikad e-kirjade säilitamise ja heade postkasti organisatsiooniliste harjumuste osas.

Kontoritarbed

Kontoritarbed sisaldavad vajalikke vahendeid kontori igapäevaseks kasutamiseks. Hoidke kontoritarbed ühes kohas, et töötajad saaksid neid hõlpsasti juurde pääseda. Kui teil on probleeme kontoritarvete hoidmisega laos, kaaluge väljavõtete lehte, kus töötajad märgivad, mida nad on võtnud, või määrama isiku, kes kontrollib tarneahelat ja esemeid. Säilitades tarneid ja ühes kohas, saate hõlpsasti näha, mida on vaja taastada, nii et teie tööpäeva ei katkestaks pidev varustamine.

Professionaalsus

Hästi organiseeritud büroo annab töötajatele ja klientidele hea mulje. Kontorisse külastavad kliendid hindavad professionaalsust, mida on vaja kontori puhtaks ja keerukaks muutmiseks. See suhtleb töötajatega, et omanik hoolib kontorikeskkonna välimusest ja funktsionaalsusest. Hoidke töötajad oma organisatsiooni poliitikaga kursis, lisades need koolitustegevusse või täpsustades kontori töötaja käsiraamatus toodud protseduure. Rõhutage paberite, tarvikute ja digitaalsete dokumentide paigutamist nende sobivasse kohta, et hõlpsasti juurde pääseda.