Kuidas teha mittetulundusorganisatsiooni Rahakogumine Õhtusöök

Mittetulundusühingud rendivad sageli professionaalseid ürituste planeerijaid, et korraldada raha kogumise õhtusööke. Rahakogumise õhtusöögid võivad koguda märkimisväärseid rahalisi vahendeid ning anda ka organisatsiooni toetajatele, vabatahtlikele ja töötajatele võimaluse seguneda, lõbutseda ja uuendada oma pühendumust mittetulundusühingu missioonile. Mõned mittetulundusühingud omavad iga-aastast rahaliste vahendite kogumise õhtusööki, mida oodatakse pidulike kogukonnaüritustena, et edendada ja toetada väärtust. Oluline on meeldejääv sündmus, kuid raha kogumise peamiseks eesmärgiks on raha kogumine. Selleks on vaja eduka sündmuse jaoks üksikasjalikku planeerimist ja teostamist.

1.

Alustage õhtusöögi planeerimist piisavalt hästi, et täita olulisi ülesandeid. Näiteks peate võib-olla reserveerima banketiruumi või muid korraldusi, mis nõuavad etteteatamist.

2.

Kohtuge mittetulundusorganisatsiooni esindajatega, et otsustada raha kogumise õhtusöögi peamisi aspekte, sealhulgas menüüd, kuupäeva ja kellaaega ning seda, kas üritus on buffet-stiilis või kui ootavad töötajad. Mittetulundusühing võib otsustada korraldada lihtsa õhtusöögi või lisada õhtusöögi ajal enampakkumise või muu ürituse.

3.

Kirjutage välja oma äriteenuste leping ja lisage oma teenuste eest tasutav summa, tehtav töö ja maksete tegemise viis. Te võite otsustada maksta kõik kulud ja esitada tagasimaksete arved. Võid tasuda kindla määra selle sündmuse eest, mis sisaldab kõiki kulusid. Teie ja mittetulundusühing võivad otsustada, et teie roll piirdub planeerimisega ja mittetulundusühing hakkab finantseerima. Kasutage allkirjastatud lepingut, et suunata oma tegevust mittetulundusühinguga.

4.

Töötage välja raha kogumise õhtusöögi eelarve, milles kirjeldatakse kulusid, nagu palgad, banketiruumide rendikulud, vastutuskindlustus, toitlustamine või toidu ja jookide ostmine, lauad ja toolid, laudlinad ning trüki- ja postikulud piletite, saatjate ja muud reklaamid. Lisage nendesse arvutustesse piletihinnad ja projekti kasum.

5.

Valmistage ette ajakava, mis sisaldab raha kogumise õhtusöögi aega ja kuupäeva ning ülesannete täitmise kuupäevi. Määra personal, kes vastutab õhtusöögi asukoha, piletimüügi, toidu, meelelahutuse, seadistamise ja puhastamise eest. Lisage oma ajajoonesse regulaarsed kohtumised, et jagada edusammude aruandeid ja kohandada plaane edasi liikudes.

6.

Leidke koht õhtusöögiks, kus on vajalik ruumi suurus, parkimine, tualetid ja vajadusel köök toidu valmistamiseks.

7.

Määrake isik, kes juhib töötajaid ja vabatahtlikke, kes teevad tööd enne, pärast ja pärast raha kogumise õhtusööki.

8.

Paluge kohalikel ettevõtetel õhtusööki sponsoreerida ja mitterahalisi ja rahalisi annetusi küsida. Töötage mittetulundusühinguga, et need taotlused põhineksid organisatsiooni maksuvabalt. Toetajad pakuvad raha või mitterahalisi annetusi, et aidata kulusid kas soodsate põhjuste või heategevuseks või ürituse avalikustamise eest. Sihtasutused, kohalikud ettevõtted ja muud mittetulundusühingutele annetavad organisatsioonid võivad aidata ürituse kulusid kompenseerida.

9.

Prindi piletid õhtusöögile. Lisage piletile organisatsioon või põhjustage õhtusöögi toetused, sponsorite nimed ja teave õhtusöögiks toimuvate ürituste kohta. Töötage mittetulundusühinguga piletimüügi, personali, vabatahtlike ja doonorite meililistide abil.

10.

Reklaamige raha kogumise õhtusööki flaierite, plakatite ja teadetega kohalikes ajalehtedes ja perioodikaväljaannetes. Lisage üritus mittetulundusühingu veebisaidile ja uudiskirjale. Saada saatja organisatsiooni toetajatele, vabatahtlikele ja teistele inimestele ja organisatsioonidele, kes võiksid olla huvitatud õhtusöögist. Teavitage üldsust kontaktidest teleri- ja raadiojaamades.

11.

Trükiprogrammid raha kogumise õhtusöögiks, kui õhtusöögi ajal on kõnelejate ja ürituste plaanid lõplikult vormistatud. Lisage sponsoreid ja doonoreid, kes toetasid õhtusööki.

12.

Etappide kogumine toimub, kontrollides asukohta, korraldades lauad ja toolid, lisades lille või kaunistused laval või poodiumil ning kaunistades tuba. Veenduge, et häälestus aitab külastajatel hea kogemuse teha.

13.

Määra töötajad ürituse jaoks, kes lahendab probleemid ja veenduge, et kõik läheb sujuvalt.

14.

Koguge kogumisõhtusöök koos koosolekuga, et vaadata sündmuse, nimekirja ja dokumentide kulud ning koostada lõpparuande ürituse kohta, mis esitatakse mittetulundusühingule.

Asjad vajavad

  • Paber
  • Plakatiplaat
  • Ümbrikud
  • Postmargid
  • Piletid
  • Lauad ja toolid
  • Laudlinad ja salvrätikud
  • Söögiriistad ja nõud

Nõuanded

  • Mittetulundusühingu konsultant Jayne Craven soovitab ette kujutada sündmust algusest lõpuni, et aidata kulusid ennetada ja vastutust määrata.
  • Planeerige iga õhtusöögi detail, pakkuge palju töötajaid, et aidata välja töötada ja saavutada täiuslikkus, et tagada korduv piletimüük organisatsiooni järgmisel üritusel ja korrata oma ettevõtte tegevust.
  • Salvestage kõik piletite ostjad, saatke tänu kaartidele ja andke oma andmebaasi nimed mittetulundusühingule.

Hoiatused

  • Järgige tervise- ja sanitaarjuhiseid, kui vabatahtlikud valmistavad sööki ja kui külastajad saavad endale hommikusööki.
  • Kontrollige oma kindlustusseltsi või asukoha ja asukoha omaniku kindlustust, et veenduda, et teie üritus on kaetud.