Kuidas planeerida ärikohtumist

Ettevõtted võivad halvasti struktureeritud koosolekute tõttu aega raisata. Iga raisatud minut on minut, mida oleks võinud kasutada tööl. Sellisena on koosoleku kokkukutsuva isiku ülesanne kavandada kõik aspektid, sealhulgas päevakord ja kohtumiste osavõtjad. See aitab ka tagada, et hilisemad kohtumised oleksid tõhusad ja hästi osalenud.

1.

Määrake koosoleku osalejad toa suuruse valimiseks.

2.

Broneeri tuba ja asukoht koosoleku toimumise päeval. Mõtle külastajate arvu ja esitlusseadmete vajadusi.

3.

Loo päevakord. See on tõenäoliselt koosoleku planeerimise kõige olulisem osa. Alusta otsast silmas pidades ja töötage tagasi. Näiteks, kui koosoleku eesmärk on hääletada järgmise tööprojekti üle, alustage hääletamisest ja otsustage, millist teavet koosolekul osalejad peavad enne hääletamist toimuma. Päevakord peaks algama kiirest objektiivsest ja eesmärgipärasest meeldetuletusest, millele järgneb igale esitlusele eraldatud ajakava koos esitlejate nimega ja seejärel lõpetage järgmise koosoleku aeg ja kuupäev.

4.

Kutsuge koosoleku osavõtjaid ja esitage neile esialgne päevakord, paludes tagasisidet ja / või päevakorra muutmist kaks päeva enne koosolekut. Esitage ka esitlusmaterjalide juhendid.

5.

Saada uuendatud päevakorraga kinnitus koosoleku aja, koha ja asukoha kohta. Rõhutage koosoleku aega ja esitage koosolekul osalejatele esitlusmaterjale. Lisage ka kontaktandmed (mobiiltelefon), kui keegi on hädaolukorras või vajab abi koosoleku asukoha leidmisel.

6.

Saabuge 30 minutit varem ja järgige koosoleku päevakorda. Kohtumise päeval jõuad kindlasti valmis. Järgige koosoleku päevakorda ja määrake keegi, kes aitab aega jälgida.