Kuidas peatada kontoritarvete vargus

Missouri väikeettevõtete ja tehnoloogiaarenduskeskuste sõnul maksab töötajate vargus väikestele ettevõtetele umbes 40 miljardit dollarit aastas. Töötajad varastavad raha, aega, kaupu ja seadmeid, kuid kontoritarvete vargus moodustab olulise osa kahjumist. Töötajate varguse põhjused on lahjad majanduslikud ajad, tõstatuste ja edutamiste eitamine, hirm koondamisi ja viha tööandjatele. Varguste ennetamise plaan peaks keskenduma eetilise keskkonna loomisele selge poliitika ja järjekindlalt kohaldatavate menetluste kaudu. Mida väiksem on äri, seda enam tundub, et varguste ennetamise jõupingutused on liiga suured, kuid väikeettevõtted võivad väikeste kahjumite kuhjumise tõttu tugevalt kannatada. Töötajad vajavad oma töö tegemiseks kontoritarbeid. Ettevõtted peavad kontrollima tegevuskulusid, sealhulgas varastatud kontoritarvete asendamise kulusid.

1.

Uurige ettevõtte bürootarvete ostmise ja levitamise protsesse. See aitab tuvastada varguse tekkimise kohad. Näiteks identifitseerige töötajad, kes vajavad sageli asendusobjekte, või küsima kontoritarvete kadumist üldkasutatavates ruumides, näiteks postiruumides.

2.

Tehke taustauuringuid ja kontrollige viiteid enne töötajate palkamist. Vältige otsuste tegemist, mis põhinevad soolestiku tundmistel või sõprade, töötajate või kolleegide soovitustel.

3.

Paluge töötajalt tagasisidet ja soovitusi kontoritarvete varguse tõkestamiseks. Kutsuge töötajaid osalema ennetuskavas, sealhulgas poliitikas, menetlustes ja tagajärgedes.

4.

Määrake konkreetsed töötajad tarnete ostmiseks ja levitamiseks. Näiteks tellige oma raamatupidamistöötajad tarned ja kontorihaldur jälgib ja jaotab tarneid.

5.

Määra koht, kus kontoritarbeid lukustuse ja võtme all hoida - näiteks kapis, kapis või laua sahtlis - ja võimaldage juurdepääs konkreetsetele töötajatele. Piiratud juurdepääs tagab vastutuse.

6.

Loo selge ja lihtne poliitika, mis katab kontoritarvete varguse. Loetlege kirjed, mis on defineeritud kontoritarvikuteks, nagu paber ja lindi väljastajad, nii et töötajad mõistavad, mida poliitika hõlmab. Määratlege poliisil vargus, näiteks töökohtade tarvikute eemaldamine kodus kasutamiseks.

7.

Lisage poliitikasse uurimisprotsess, näiteks nõuded hoiduda süüdistustest kuni faktide kogumiseni ja ettevõte saab dokumenteerida võetud meetmed. Poliitika peaks sisaldama meetodit, mille abil töötajad saaksid konfidentsiaalselt teatada kahtlustatavatest vargustest ja tagajärgedest, millega töötajad silmitsi seisavad, kui nad püüavad varastada kontoritarbeid, nagu noomitus, peatamine, lõpetamine ja õiguslikud meetmed.

8.

Töötada välja kontoritarvete ostmise ja levitamise kord ning keskenduda kulude kontrollimisele. Üks meetod on piirata tarnete ostmist igakuiste või kvartalite tellimustega. Teie ettevõte võib paluda igal töötajatel loetleda tellimuslehele vajalikud üksused, mis on esitatud halduri või muu juhendaja heakskiitmiseks. Nõuda töötajatelt kontoritarvete allkirjastamist, et kasutada neid etteantud ajavahemiku, näiteks kuu jooksul, või vajadusel tellida tarneid.

9.

Jagage poliitika ja protseduurid kirjalikult, nõudke töötajatelt dokumendi allkirjastamist ja selget suhtlust, et ettevõte võtab ametisse varguse varguse tõsiselt ja ei pea seda erinevaks raha või kauba varastamisest.

10.

Juhtige eeskuju ja seadke eetika ja ettevõtte usalduse toon, võttes need väärtused kõigis ärivaldkondades ja tagades, et varguste ennetamise plaani rakendatakse õiglaselt ja järjekindlalt.

Nõuanded

  • Vältige emotsionaalset reageerimist töökohtade vargusele ja kasutage ennetuskava, et professionaalselt reageerida äriprobleemidele.
  • Disaini tagajärjed kuriteole vastavate kontoritarvete vargusele, konfidentsiaalsuse säilitamine ja hoolitsemine selle eest, et sündmuse käsitlemine ei mõjutaks negatiivselt töötajate moraali ega tulevikus valmisolekut teha koostööd.
  • Tagada töötajatele selge järelevalve, et aidata jälgida ja juhinduda poliitika ja protseduuride järgimisest.
  • Kohtle töötajaid õiglaselt, tutvuge nendega, küsige ja kasutage oma panust ning veenduge, et palgad on teie tööstuses konkurentsivõimelised.

Hoiatused

  • Dokumendid töökohtade varguse juhtumite kohta, kui juurdlusprotsess on läbi viidud, ja olge ettevaatlikud enne faktide sattumist süüdistustesse. Vale või tõestamata süüdistus võib põhjustada kohtuasju.
  • Mõned ettevõtted skaneerivad tööotsijaid „aususe testide” abil, mis on testvõtja psühholoogiliseks hindamiseks mõeldud standardiseeritud küsimustikud. Mõned spetsialistid usuvad, et testid on ebatäpsed ja võivad tekitada kodanikuõiguste ja eraelu puutumatuse küsimusi. Advokaat võib aidata väikeettevõttel otsustada, kas teste kasutada.