Dokumentide haldamise eesmärgid

Dokumentide haldamise poliitika mõjutab otseselt organisatsiooni igapäevase tegevuse tõhusust. Ilma kontrollita on dokumentidel potentsiaal tõsta tegevuskulusid ja ohustada organisatsioone. Paljud avalik-õiguslikud ja eraõiguslikud üksused peavad oluliste dokumentide säilitamiseks järgima kehtestatud juhiseid, vastasel juhul on neil karistusi või õiguslikke tagajärgi. Kuigi dokumentide haldamise poliitika on organisatsioonide lõikes erinev, on ühised eesmärgid, mida kõik üksused püüavad saavutada.

Juhtimise läbipaistvus

ARMA International loob ja säilitab üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtteid, mis annavad salvestuse haldajatele ja teistele dokumentide säilitamise personalijuhenditele tõhusa arvestuse. Läbipaistvus dokumentide säilitamise programmide haldamisel on peamine põhimõte ja suunistes märgitakse, et juhtkond peab programmi tunnused dokumenteerima avatud ja kontrollitaval viisil. See võimaldab töötajatel ja teistel olulistel sidusrühmadel täita oma ülesandeid nii tõhusalt kui võimalik. Ilma korralduseta hakkavad segadus ja vead vähendama programmi tõhusust.

Andmekaitse

Tundliku teabe kaitsmine sise- ja väliste ohtude eest on dokumendihalduse oluline komponent. Kui konfidentsiaalsed dokumendid on ebaseaduslikult omastatud, on kasumit taotlevad organisatsioonid avatud paljudele riskidele, sealhulgas õiguslikule vastutusele ja negatiivsele avalikustamisele omistatud müügi kadumisele. Samuti on ohus mittetulundus- ja valitsusasutused, kui nad talletavad tundlikke andmeid, näiteks tervise- või üliõpilaste andmeid. Sõltumata sellest, kas tegemist on krüptimis- või paroolikaitsega digitaalsete dokumentidega või juurdepääsu kontrollimisele paberitokumentidele ladustamisruumides, peavad salvestuskontrollid vähendama andmete varguse ohtu.

Regulatiivne vastavus

Raamatupidamisfirmadel on spetsiifilised regulatiivsed nõuded, mida nad peavad arvestust säilitades järgima. Kui töötajad ei ole taotluse korral suutelised esitama nõuetekohastele asutustele töödokumente või muid tõendusmaterjale, võivad nad muu negatiivsete tagajärgede tõttu kaotada praktiseerimisvõime. Samamoodi peavad meditsiiniasutused järgima 1996. aasta ravikindlustuse kaasaskantavuse ja vastutuse seaduse sätteid ning säilitama meditsiinilisi andmeid vastavalt. Avalik-õiguslikud ja eraõiguslikud üksused peavad vastama reguleerivate asutuste määratud rekordnõuetele.

Kulude vähendamine

Salvestuse ja üldkulude võimalikult madal hoidmine on dokumendihalduse põhieesmärk. Igal paberil ja digitaalsel dokumendil on salvestuskulud ning organisatsioonidel on kasulik dokumente säilitada ainult nii kaua, kui see on vajalik. Kui dokumente säilitatakse digitaalselt serverites, vabastab üleliigsed või vananenud dokumendid mälu muude teabe- või töötlemisvajaduste jaoks. Digitaalse salvestamise optimeerimine serverites võib vähendada kapitalikulusid ja vähendada tegevuskulusid. Samamoodi võimaldab paberiregistri lõikamine vähendada kolmandate osapoolte ladustamiskulusid ja vabastada olemasolevatest ruumidest ruumi.