Samm-sammuline palgaarvestusprotsess

Palgaarvestus hõlmab paljude ülesannete täitmist, et tagada täpne ja õigeaegne palgakontroll ja palgafondimaksu ning arvestuse pidamine. Neid ülesandeid ei saa kiirustada ja neid tuleks teha hoolikalt. Vastasel juhul võivad tekkida valed palgakontrollid ja ebakorrektsed palgamaksu ja arvestuse pidamise menetlused. Esimene olukord võib põhjustada töötajate ärritumist; kaks viimast olukorda võivad põhjustada sise-tuluametilt ja USA tööministeeriumilt sanktsioone. Sellest tulenevalt rakendage palgaarvestuse tegemisel järkjärgulist protsessi.

Töötage palgafond enne tähtaega. Töötage välja palgaarvestuse ajakava, mis võimaldab teil piisavalt aega palgaarvestuse töötlemiseks ja tuvastatud vigade parandamiseks enne, kui töötajad saavad palgakontrolli. Näiteks võib palgaarvestuse töötlemine toimuda kaks või kolm päeva enne tegelikku maksepäeva.

Tehke vajadusel muudatusi töötaja palgaarvestuses. See hõlmab: aadressi muutusi; palgaarvestuse mahaarvamise muutused, nagu W-4 ja riigi tulumaksu vorm; vabatahtlikud mahaarvamised, näiteks pensionile jäämine ja kasu tervisele. Peale selle sisestage uus palgateave töötajatele, kes on palgatud praeguse palgaperioodi jooksul.

Arvuta ajakaardiandmed ajakaartidest või ajalehtedest ja sisesta süsteemile makstavad tunnid, nagu tavaline, ületunnitöö ja puhkeaeg. Kui kasutate arvutipõhist ajaarvestussüsteemi, saate selle aja palgaarvestuse tarkvarasse importida. Kõik, mida pead tegema, on tagada, et aega transporditakse õigesti ja teha vajalikud muudatused.

Maksta muid sissetulekuid, nagu preemiad, komisjonitasud ja tasu tõstmise tõttu tagasiulatuv tasu. Tehke muid korrigeerimisi, nagu lisatasu või palga mahaarvamine, mis tuleneb eelneva tasustamisperioodi ülemäärasest maksmisest või maksmisest. Prorate palgatöötaja palka, kui ta lõpetab, kuid ei tööta kogu tasustamisperioodi, ja sisestage palgaarvestuse tarkvaras peatamise kuupäevad, et peatada tulevased maksed.

Peale selle võrdsustage uue töötaja palka, kui ta on tööle võetud pärast praeguse palgaperioodi algust. Näiteks kui ta hakkab tööle kahenädalase tasustamisperioodi neljandal päeval, maksab ta 10 tööpäeva asemel seitse tööpäeva.

Printige aruanded, mis võimaldavad teil palgaarvestust enne maksekontode printimist ja otsese deposiitfaili loomist kontrollida. Vajadusel tehke muudatusi.

Prindi maksekontod ja maksab tükkidelt. Looge otsese deposiidi fail ja edastage see pangale. Pöörduge panga poole ja veenduge, et see on nõuetekohaselt vastu võetud, ja kontrollige saadud summat.

Prindi palgafondide registrid, mis näitavad töötajate brutopalka praeguse palgaarvestuse kohta. Fail konfidentsiaalses talletusruumis. Hoidke neid andmeid vähemalt kolm aastat. Hoidke ajaarvestuse dokumente ja neid, millele palgaarvutused põhinevad, vähemalt kaks aastat.

Trüki ja levita seotud osakondade, näiteks inimressursside ja rahanduse jaoks vajalikke aruandeid hüvitiste haldamise ja leppimise eesmärgil. Kui eraldi osakond või ettevõte tegeleb palgafondimaksudega, edastab asjaomasele isikule iga makseperioodi kohta vajalikud maksudokumendid.

Vihje

  • Palgaarvestuse tarkvara arvutab teile palgafondimaksud. Säilitage alati sisemise tulumaksu ringkirja E koopia, mis aitab teil mõista oma palgafondimaksu kohustusi. Võtke ühendust oma riigi maksuhalduriga, et saada juhiseid oma riikliku palga maksukohustuse kohta.