Palgaarvestusprotsessi esimese etapi sammud

Palgaarvestusprotsessi alustamine iga ettevõtte puhul algab töötajatelt nõuetekohase dokumentatsiooni saamisest. Inimressursside osakond edastab palgaarvestuse osakonnale sisestatud vormi või aktsepteeritud pakkumise kirja koopia koos asjakohase paberimajandusega. Kui see protsess on lõpule viidud, saab alustada töötajate andmete salvestamist ja alustada palgaarvestuse perioodi arvutamist. Kogu see teave hoitakse rangelt konfidentsiaalsel, teadmisvajadusel ning see on lukustatud ja võtme all.

Tööalase sobivuse kontrollimine

Palgaarvestuse osakonnas nimetatakse tööhõivekõlblikkuse vormi sageli kui I-9 vormi. Iga palgatud töötaja peab täitma selle vormi ja esitama tugidokumendid, mis näitavad õigust saada tööd Ameerika Ühendriikides. USA kodakondsus- ja immigratsiooniteenistuste poolt allalaadimiseks esitatav vorm I-9 nõuab kahte kontrollitavat identifitseerimise vormi eelnevalt määratud vastuvõetava identifitseerimise nimekirjast. USA tööandjad peavad hoidma I-9 faili töötaja palga- või inimressursside failis. Tööandja on kohustatud tutvustama esitatud identifitseerimisvorme ja tagama õiguspärasuse. Vormid tuleb säilitada kuni ühe aasta jooksul pärast lõpetamist, et neid küsitaks USA volitatud ametnikud.

Maksusoodustuste määramine

Töötajad täidavad W-4 vormi, kui nad on hiljuti palgatud või muudavad oma maksuvähendusi, ning andma palgafondile oma sotsiaalkindlustuse numbri. Seda vormi hoitakse koos palgaarvestuse andmetega ja tavaliselt on vaja iga-aastast uuendamist, kui muudatusi ei tehta. See on hea mõte, et töötajad esitaksid uuendatud W-4 vormid, kui Internal Revenue Service uuendab vormi, mis on selle veebisaidilt tasuta kättesaadav. Töötajad viivad töölehe arvutused välja, et kindlaks teha kinnipidamismäärad, ning allkirjastada ja allkirjastada see enne palgaarvestuse või inimressursside muutmist. See vorm võimaldab palgaarvestuse osakondadel palgaarvestuse mahaarvamiste arvutamisel määrata mahaarvamiste arvu ja töötaja ühe või abikaasa staatust.

Pakkumiskiri

Sõltuvalt ettevõtte sisemisest struktuurist esitab personaliosakond või töötaja juht allkirjastatud pakkumise kirja või mõne muu vormi koopia, et pakkuda palgaarvestust töötaja staatuse, töötaja tunnitasu või kuupalga ja hüvitiste saamiseks. töötaja kvalifitseerub. See vorm või kiri peab näitama, kas töötaja on vabastatud või on sellest vabastatud, kuna vabastatud töötajad saavad ületunnitöö. Maksust vabastatud töötajate puhul ei tohiks esitada esitatud ajakaarte ja iga palgaarvestusperioodi kohta makstakse sama palka.

Salvestage teave

Pärast kogu nõuetekohase dokumentatsiooni saamist tuleb palgaarvestuse tarkvara kasutavate ettevõtete puhul palgaküsimustesse sisestada iga uus töötaja. Süsteem säilitab kogu asjakohase teabe, sealhulgas töötaja sotsiaalkindlustuse numbri, tunnipalga või töötaja aastapalga, kinnipeetavate mahaarvamiste arvu, mida töötaja on andnud IRS vormil W-4, ja töötaja kinnipidamisseisundit, nagu üksik või abielus . Kasulikku teavet antakse ka, mis võib hõlmata nii tööandja kui ka töötajate sissemakseid. Siia kuuluvad ka eriprogrammi abikõlblikkus, näiteks kohvikuplaanid, arstlik kinnipidamisarvestus ja kõik 401k mahaarvamised. Kui töötaja ei ole IRS vormi W-4 sisse lülitanud, peab palgaarvestus arvestama maksude kinnipidamist kõrgema ühtse määra alusel.