Ostude sisekontrolli sammud

Nii et sa arvasid oma igakuiste arvete ülevaatamist kui majaomanikku, kes esitas kõik teie süsteemi poolt võetavad šokid. Siis sa said väikeettevõtte omaniku ja avastasite, et teie šokid võivad olla õhemad kui sa arvasid. Siin on kontorivarustuse ettevõttelt kviitungid; seal on murettekitav arve teie töökas turundusosakonnast. Ja miks te näete ukselt, kui sul on juba palju märke laos olevast märkfirmast, lihtsalt pakitud paketti? Te märkate, et paketil olev arve sisaldab naeratavat nägu, kuid sa ei naerata. Ja mitte sellepärast, et teie sisemine amortisaatorisüsteem on ebakindel. Tõenäoliselt on see teie sisekontroll ostude ja võlgnevuste jaoks, mis vajavad häälestamist. Ümbergrupeerimiseks vaadake läbi seitse parimat ostuprotsessi. Võib-olla teete juba mõnda neist asjadest, kuid võite maanduda veel mõnele teisele ideele, mis pehmendavad teie igakuise arve ülevaatamise seansi raskust.

Pange tähele, et need ostukontrolli parimad tavad

  • Hoidke oma ettevõtte rahalised vahendid oma isiklikust rahandusest eraldi . Sa võid olla üllatunud, kui palju väikeste ettevõtete omanikke ei tee. Mõnikord on nad kiirustades ja lihtsalt ei mõtle, näiteks, kasutades oma isiklikku krediitkaarti, et osta äritarbeid. Kuid see võib kõrvaldada piiratud vastutusega äriühingu struktuuri kaitse. IRS on valikuvõimalus ka parimate tavade ostmisel, nõudes, et ettevõtte tulud ja maksuvähendused oleksid eraldi.
  • Pane keegi vastutusele. Sisekontrolli kehtestamine hankeprotsessis algab täidesaatva otsuse tegemisest ja paneb kellegi, kes vastutab teie kogu ostusüsteemi eest: varude haldamine; müüjate valimine; ostude tegemine; ostude kontrollimine; maksete tegemine. See kasvatab aruandekohustust ja muudab teie igakuise ülevaatuse vähem šokiks.
  • Kontrolli oma inventari. Osa põhjusest, miks märkide karp avab ukse, on see, et tellimuse esitaja ei kontrollinud olemasolevat inventari. Sisekontrolli loomine hankeprotsessis sõltub varude haldamise süsteemi loomisest. Õnneks on palju integreeritud võrgusüsteeme, mis aitavad teil jälgida laoseisu, müüki ja laevandust.
  • Formaliseerige ostupoliitika. Sa oled ülemus, nii et teil on õigus otsustada, kes peaks olema volitused ostude sooritamiseks, müüjate valimiseks, lepingutingimuste ja kvaliteedikontrolli meetmete kehtestamiseks ning tarnijate hindamiseks. Oluline on poliitika koostamine pigem varem kui hiljem, pidades meeles, et saate - ja peaksite - muutma ja ajakohastama poliitikat, nagu te näete.
  • Instituut ostutellimuse süsteemi. Erinevalt arvest on ostutellimus sisuliselt kokkulepe osta kaup teatud hinnaga ja teatud tingimustel. Arve on maksetaotlus. Ostutellimus on teie parim võimalus vaadata läbi ostud, mis võivad olla kahekordsed või isegi mittevajalikud. Teie ostuagent teab, et see sobib tootjaorganisatsioonidega kaasasoleva arvega, et tugevdada ostude ja võlgnevuste sisekontrolli.
  • Tehke erand suurte või korduvate ostude puhul. Sellistel juhtudel kirjutage ostutellimuse asemel leping. See võib aidata teil läbirääkimisi koguste või „sagedaste ostjate” allahindluste üle. Müüjad on tõenäolisem, et sellised tehingud laienevad, kui nad teavad, et äri on kindlasti teel.
  • Vali oma müüjad targalt. Võrdle mitte ainult nende hindu ja allahindlusi, vaid ka nende makse- ja krediiditingimusi ning nende tagasisaatmispoliitikat. Ja veenduge, et te ei ole kohustatud „automaatse uuendamisega” kord aastas; küsige selle asemel võimalust uuendada. Oodata, et müüjate kogumi säilitamine on pooleliolev töö, sest uued ettevõtjad jõuavad stseeni teie ettevõtte jaoks.

Hoolimata teie parimatest jõupingutustest ostude ja võlgnevuste sisekontrollide loomiseks, võib teil olla aega hankida spetsialisti poole, eriti kui teie ostuvajadused muutuvad keerukaks või raskeks või teie ostuhaldur tunneb üllatunud. Teise võimalusena võib Ameerika Purchasing Society pakkuda abi - nii kaua kui sa saad liikmeks. Mõlemal juhul ei tohiks juhtimise parimate tavade ostmine teid sundida; tahavaatepeeglisse tuleks jätta ainult rahalised šokid.