Palgaarvestuse tsükli sammud

Ettevõttel peab olema palgaarvestusprotsess, et töötajad saaksid õigel ajal õiget tasu. Kuigi täpne palgaarvestusprotseduurid varieeruvad, hõlmab põhiline palgaarvestuse tsükkel ülesandeid, mida enamik ettevõtteid peab oma palgaarvestuse töötlemiseks tegema. Palgaarvestuse töötlemise ulatus ja sagedus sõltuvad paljudest teguritest, sealhulgas ettevõtte suurusest ja maksetsüklist.

Teabe värskendamine

Palgaarvestuse administraator peab enne palgaarvestuse käivitamist lisama uusi või muutma olemasolevaid töötajate andmeid. Näiteks peab administraator uue töötaja jaoks looma töötaja palgaarvestuse profiili. Profiil sisaldab tema isikuandmeid, näiteks tema sotsiaalkindlustuse numbrit ja makseandmeid, tema maksuteavet ja ettemaksu mahaarvamisi, näiteks ravikindlustusmaksed. Kui olemasolev töötaja on muutnud teavet, näiteks uus palgamäär, peab administraator need muudatused tegema enne palgaarvestuse käivitamist.

Aja arvutamine

Administraator peab arvutama töötajate tööaja maksmiseks, kasutades ettevõtte ajaarvestuse meetodit. Kui ajastus on manuaalne, peab administraator ise tunnid kokku lisama. Kui ettevõte kasutab automatiseeritud tööajaarvestust, peab selline elektrooniline ajakaart, tunniste kinnitamise eest vastutav isik, lihtsalt kinnitama, et näidatud aeg on palgaarvestuse töötlemiseks õige ja enne lõplikku heakskiitmist kõik vead.

Kasu ja mahaarvamise taotlus

Elektroonilises palgaarvestussüsteemis on tavaliselt kohaldatavad eelhüvitised, nagu näiteks hambaravipreemiad, föderaalsed ja kohalikud maksud ja palgamäärad. Kui vastutav isik on töötaja tunnid kontrollinud, arvutab palgaarvestussüsteem oma netopalga sisendarvude abil. Palgaarvestuse administraator peab need arvutused ise välja selgitama, kui palgasüsteem on manuaalne, kasutades töötaja toimiku või ettevõtte palgaarvestuse andmeid.

Makse töötlemise kinnitus

Administraator kontrollib otsese deposiidi või tasu suurust, et kinnitada, et kogu teave on õige, kui palgafond on seadistatud. Ta kinnitab summad teist korda pärast otsese deposiidi saatmist või töötajate kontode printimist. Administraator saab tavaliselt välja printida või vaadata aruandeid, kui palgafond on automatiseeritud. Manuaalse palgaarvestusega isik peab topeltkontrolli tegema, kasutades selleks sobivat meetodit, näiteks otsest hoiuste edastamist ettevõtte pangaga.

Raamatupidamine

Haldur peab käsitlema muid palgaarvestusega seotud küsimusi, näiteks kinnipeetavate maksude hoiustamist õigesse kohta pärast seda, kui töötajad saavad palka. Järgmine sõltub ettevõtte palgaarvestusest. Näiteks võib ettevõte saata palgaarvestuse aruandeid ja kinnipeetavaid makse kolmandale osapoolele, kellele nad on palganud maksuhoiuste ja maksete tegemiseks.