Koosoleku protokollide kirjutamine

Koosoleku protokollid on olulised osalejatele ja teistele äriringkondadele, kes toetuvad neile otsuste tegemiseks ja meetmete võtmiseks, mistõttu protokollid tuleb registreerida järjepidevalt ja professionaalselt. Kui teie ettevõte ei ole kohandatud meetodit kasutanud, saate tõhusa ja kasuliku minuti salvestamiseks kasutada standardvormingut.

Protokollide ettevalmistamine

Koosoleku ettevalmistamine hõlmab päevakorra kogumist, viimase koosoleku protokolli, koosolekul arutatavaid dokumente ja magnetofoni. Võimalik, et peate esitama need üksused koosoleku protokolli kirjutavale isikule. Koosoleku salvestamine on kasulik, et salvestamist saaks viidata üksikasjadele ja hiljem teabe selgitamiseks. Protokollid saab salvestada paberil või sülearvutil.

Kirjutusprotokollide alused

Koosoleku eesmärk ja selle juhataja peaks olema dokumendi ülaservas. Protokoll sisaldab põhiteavet, näiteks koosoleku kuupäeva, kohta ja aega. Osalejate nimed tuleb registreerida; tuleb märkida kõik, kes saabuvad hilja või lahkuvad varakult. Kogu kohtumisel oluline on kronoloogilises järjekorras kirjutada. See hõlmab tavaliselt võtmeotsuseid, järgnevaid samme ja tegevusi, milles osalejad on kokku leppinud. Ei ole vaja salvestada iga sõna, vaid olulist teavet kokkuvõtlikus vormis. Ebakindlusi on kõige paremini selgitada koosoleku ajal.

Protokolli kirjutamine

Koosoleku protokollid on valmis levitamiseks kohe. Paluge neil kirjutada lugejasõbralikku levitamise vormi. Veenduge, et enne protokolli levitamist selgitatakse erinevusi või küsimusi, viidates lindile salvestamise või lähenedes otse allikale. Paljud organisatsioonid nõuavad, et protokolli kinnitaks volitatud isik enne levitamist. Protokollid kirjutatakse üldjuhul allkirjaga "Submission by" ja kirjutaja nimi ning kuupäev. Malli abil saab tulevikus märkmeid kergemini võtta. Osalejad ja igaüks, kes eeldatavasti tegutseb, peaksid minutid viivitamatult kätte saama.

Nõuanded ja nõuanded

Teie määratud minutite kirjutaja peaks istuma koosoleku juhi kõrval, et ta saaks kergesti selgitada, millist teavet on arutatud. Kui teave on kättesaadav, saab osalejate nimekirja eelnevalt kokku panna, nii et nimesid saab rollikõne ajal välja lülitada, selle asemel et saata ruumi ümber registreerimislehte. Lehekülgede numbrite lisamine minutidesse hoiab neid järjekorras. Märkused peaksid keskenduma tegevustele; emotsioonid tuleks välja jätta. Kõik dokumendid, millele viidatakse, tuleb protokollile lisada nende algsel kujul. Protokollides pole arvamuste, kohtuotsuse või kriitika kohta.