Halbate andmete haldamise sümptomid

Dokumentide haldamine on oluline kliendi- või kliendikeskse äri jaoks kasumile või mittetulunduslikule ettevõttele. Eriti kasulik on müügi ja teeninduse seisukohalt, et dokumendihaldust toovad tavaliselt andmebaasi tarkvara, mida tavaliselt nimetatakse CRM-ks või kliendisuhte haldamiseks. Dokumentide haldamine algab väljavaadete või klientide andmete kogumisega. Kui olete kliendile konto loonud, hakkate jälgima suhtlemist ja tehingute ajalugu. Halb dokumentide haldamine on problemaatiline ja ilmnevad paljud sümptomid.

Raisatud aeg

Aja tõhusus on üks põhjusi, miks kasutate dokumentide haldamise süsteeme. Halva dokumentide haldamisega näete tavaliselt klientide vahelises suhtlemises ja kontrollides märkimisväärset aega. Kuigi CRM-i lahendus võimaldab teil kliendi kontot kiiresti leida ja uurida, on pliiatsi- ja paberifaile raske leida ja analüüsida. Turundus-, müügi- ja teenindusprotsesse takistab aeglane teadustöö ja analüüs, mis on tingitud halbade andmete haldamisest.

Kehv tootlikkus

Rekordite haldamine aitab lõppkokkuvõttes teie ettevõttele paremaid tulemusi. Vähendades aja raiskamist ja kulusid ning parandades suhteid, peaksite nägema paremat müügi- ja teenindustegevust. Halb dokumentide haldamine võib kaasa aidata, kui teie kasum ei vasta ootustele või tuludele ja kasumile. Lisaks sellele kalduvad töötajad keskenduma suhetele, müügi- ja teeninduseesmärkidele, kui nad kasutavad süsteemi, mis hõlbustab tulemuslikkust ja võimalusi.

Kaotatud failid

Hästi toetatud ja turvalise dokumendihaldussüsteemiga ei tohiks kaotatud kliendifailid toimuda. Kuid tõhusa süsteemi kehtestamata jätmine võib tekitada probleeme failide leidmisel, mis annavad teavet kliendikontode kohta, sealhulgas ostude, maksete ja muude oluliste andmete kohta. See mõjutab teie võimet pakkuda klientidele parimat teenindus- ja müügikogemust. Kui teie inimesed kaotavad tavapäraselt kliendiandmete faile või ei suuda neid kergesti alla laadida, hakkate kogemata kaotatud kliente või kliente, mis aitab kaasa halbadele tulemustele.

Kehv organisatsioon ja segadus

Ilma nõuetekohase dokumendihaldussüsteemita hakkate nägema liigset segadust ja ebakorrektset keskkonda. Tehnoloogiapõhise dokumendihalduse asemel peaksite hoidma kliendi või kliendi andmeid failikappides või mõnes muus organisatsioonilises süsteemis. See võib ruumis asuva ruumi üle võtta ja oma inimesi hirmutada. Lisaks muudab ebaefektiivne dokumendihaldussüsteem töötajate jaoks väga keeruliseks klientide teabe ja varude jälgimise. Stress ja pinged kontoris on omavahel seotud sümptomid.